Jak efektywnie zarządzać projektami w biznesie? #OnetAudio

Forbes Women Podcast

„Odpowiednie zarządzanie projektami pozwala na skuteczne planowanie, koordynację i kontrolę działań, co przyczynia się do zwiększenia efektywności i osiągania zamierzonych celów. Pozwala to uniknąć chaosu, błędów i opóźnień w realizacji projektów” – mówi w najnowszym odcinku podcastu Forbes Women Maria Kluz, Head of Project Management Office w Ringier Axel Springer Polska.

Życie to tak naprawdę jeden wielki projekt. Zagospodarowanie ogrodu, rodzinne wakacje i wyjazdy, zakup własnego mieszkania czy domu – to wszystko projekty. Warto określić sobie cel, ramy czasowe, harmonogram i budżet, bo wtedy zwiększamy prawdopodobieństwo, że pojedziemy na wymarzony urlop, będziemy mieć piękny ogród czy mieszkanie. Projektem jest też zmiana, np. gdy chcemy schudnąć lub przytyć. Łatwiej i szybciej osiągniemy założony cel, gdy go sobie określimy wraz z terminem, planem działania i finansami, które możemy na ten cel poświęcić.

Jak podkreśla moja gościni Maria Kluz zarządzanie projektami ewoluowało do osobnej dziedziny. Z własnym zapleczem teoretycznym, z własnymi metodykami. Warto z tej wiedzy korzystać i w życiu prywatnym, i w pracy.

„Wdrażając zarządzanie projektami, mamy wpływ na jakość pracy swojej i każdego pracownika. Im lepiej znamy poszczególne cele, tym większe są szanse na zrealizowanie projektu z sukcesem, co przyniesie realne korzyści firmie czy klientowi” – dodaje moja gościni.

O tym, jak w pracy przydaje się wiedza z zakresu zarządzania projektami, przekonałam się wielokrotnie, zarządzając takimi projektami, jak np. co tygodniowy newsletter Prezesa, czy doroczna gala rozdania nagród People Awards, chociaż nie jestem project managerką sensu stricto. Nauczyłam się jednak, że idąc do sponsora/sponsorki projektu zawsze zaczynam od przypomnienia celu i zakresu projektu, a następnie pokazuję działania zrealizowane versus harmonogram, wysokość poniesionych kosztów oraz ryzyka, jeśli wymagają zaakcentowania. Daje to poczucie bezpieczeństwa wszystkim osobom zaangażowanym w projekt oraz gwarantuje sukces projektu.

„Zarządzanie projektami przynosi organizacji same korzyści: to oszczędność czasu, kosztów, to lepsza transparentność realizowanych działań, kontrola jakości produktu, usługi czy procesu. To większa przewidywalność dla biznesu i komfort pracy dla pracowników.”

Organizacje na całym świecie wdrażają zarządzanie projektami z kilku istotnych powodów. Przede wszystkim, zarządzanie projektami pozwala na bardziej efektywne osiąganie celów i realizację zamierzonych rezultatów. Zarządzanie projektami umożliwia organizacjom lepsze reagowanie na zmiany i wyzwania, które mogą wystąpić w trakcie realizacji projektu. Dzięki ścisłej kontroli i monitorowaniu postępu projektu, organizacje mogą szybko identyfikować problemy i podejmować odpowiednie działania korygujące, przyczynia się to również do poprawy efektywności komunikacji w organizacji.

Ostatecznie, organizacje wdrażają zarządzanie projektami w celu zwiększenia swojej konkurencyjności, poprawy jakości usług i produktów, zwiększenia efektywności operacyjnej oraz zminimalizowania ryzyka i kosztów niepowodzeń projektów. W rezultacie, zarządzanie projektami stało się powszechną praktyką w organizacjach na całym świecie, ponieważ pomaga im skutecznie osiągać cele, optymalizować zasoby, reagować na zmiany i doskonalić swoje procesy.

Bio

Maria Kluz, Head of Project Management Office w Ringier Axel Springer Polska, zarządza projektami strategicznymi, między obszarowymi, transformacyjnymi. Maria zajmuje się również zarządzaniem zmianą i mentoringiem wewnętrznym w zakresie podejścia projektowego w Ringier Axel Springer Polska. Jest laureatką nagród People Awards w kategorii The Leader oraz dla zespołu projektowego Onet Premium w kategorii The Team.