Spotkanioza. Co zrobić, żeby spotkania w pracy przestały być zmorą? #OnetAudio

Forbes Women Podcast

Całość TYLKO w aplikacji Onet Audio. Subskrybuj pakiet Onet Premium i słuchaj bez limitu

Czy po całym dniu spotkań masz czasem wrażenie, że tak naprawdę nic nie zrobiłaś, a jesteś bardzo zmęczona? Według słownika języka polskiego tzw. spotkanioza to zbyt częste i uciążliwe dla pracowników odbywanie się spotkań. Ten problem nie istniał od zawsze, jednak wiele osób mówi, że to właśnie pandemia i łatwość w organizowaniu spotkań online – znacznie go nasiliła. W 2023 r. menedżerki i menedżerowie spędzali średnio ponad 50% swojego tygodnia na spotkaniach, to aż o 66% więcej w porównaniu z dwoma poprzednimi latami. Szacuje się, że do 2027 roku liczba spotkań wzrośnie o około 34%. Bezproduktywne spotkania kosztują firmy 34 miliardy dolarów rocznie i liczba ta stale rośnie. W najnowszym odcinku podcastu „Forbes Women” dziennikarka Katarzyna Gaweł, która w Ringier Axel Springer Polska zarządza obszarem różnorodności, równości i inkluzywności, rozmawia z Martyną Tarnawską – facylitatorką z 10-letnim doświadczeniem, który wierzy, że wszystko się da zaprojektować: zarówno biznes, usługę, jak i spotkanie. Czym jest facylitacja i czy może być konkretnym narzędziem do tego, żeby tych spotkań było mniej? Jej definicja zawiera sztukę i naukę – odpowiada gościni. Sztukę dlatego, że trzeba połączyć pewne dyscypliny, swoje umiejętności i talenty, ale też naukę – bo wiele z tych rzeczy, czyli: jak odpowiednio zaprojektować spotkanie, jak je poprowadzić – to jest kwestia zarówno psychologii, ekonomii behawioralnej, ale też wiedzy o tym, jak działa uczestnik w grupie – tłumaczy ekspertka. Grupa jest bohaterką każdego spotkania. Facylitacja to nic innego, jak proces przemyślenia tego, jak poprowadzić grupę do określonego celu – i wdrożenie tego w praktyce. To właśnie cel w spotkaniach jest najważniejszy, o czym często zapomniany. Więc nie o samo spotkanie się rozchodzi, ale o jego cel – podkreśla Martyna Tarnawska. Podążając dalej tym tropem – na pewno to, żeby spotkań było w naszym życiu zawodowym mniej, jest jednym z kryteriów. Tylko równie ważne, jeśli nie ważniejsze, jest to, żeby były one bardziej efektywne. Czyli żebyśmy mieli poczucie, że spotkania są ogromną częścią naszej pracy, ale taką, która przynosi określone skutki i wartościowe dla nas efekty. Kluczowe problemy w spotkaniach. Jak sobie z nimi radzić? Największymi wyzwaniami, które gościni rozpoznaje w kontekście spotkań, są ich określone cele (dokładniej ich brak). Ważnym aspektem jest też przemyślenie i dobra organizacja czasu trwania spotkania, jak i ilości osób, która w nim uczestniczy. Im mniej uczestników i uczestniczek, tym bardziej efektywne jest spotkanie. Uczestnictwo powinno być świadome i uzasadnione. Równie istotne dla powodzenia spotkania są różnorodność i inkluzywność. Skuteczne spotkania wymagają angażowania różnych osób i wykorzystywania ich naturalnych talentów, nie zawsze widocznych „na pierwszy rzut oka”. W dalszej części rozmowy Martyna Tarnawska przedstawia przykłady sposobów pozwalających na zaktywizowanie podczas spotkania całej grupy. Więcej o metodach „popcornu”, „slajdu na ciszę” czy na tzw. zawał serca – usłyszysz w rozmowie.

Kolejnym z czynników sprzyjającym udanym spotkaniom jest budowanie kultury zaufania i otwartej komunikacji. Rady gościni dla liderek i liderów wydają się proste, jednak nie są oczywiste. Organizowanie spotkań, w których same chciałybyśmy uczestniczyć, eksperymentowanie z formułą spotkań i regularna samoocena oraz feedback, są tutaj kluczowe. Przy odpowiednim podejściu organizacja spotkań może stać się narzędziem nie marnującym czasu, ale wnoszącym realną wartość do pracy zespołów i dla biznesu. Martyna Tarnawska – entuzjastka świata digital i nowych technologii, trenerka, facylitatorka i project managerka z 10-letnim doświadczeniem. Specjalizuje się w prowadzeniu warsztatów innowacji w metodyce Service Design i Design Thinking. Przeprowadziła ponad 1500 godzin szkoleń z facylitacji, marketingu internetowego i projektowania. Jako Digital Innovation Lead w Socjomanii, projektuje procesy rozwojowe, prowadzi ścieżki mentoringowe i tworzy strategie rozwoju. Współpracowała z takimi markami jak PKO Bank Polski, Google, Capgemini, DHL, EY, HPE, Orange, TESCO, Uniwersytet Warszawski i T-Mobile.